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Code d’éthique de Bodycad et politiques et procédures connexes

Bodycad, Inc. (ci-après « Bodycad » ou « l’entreprise ») s’engage à être l’un des meilleurs fabricants et distributeurs de produits orthopédiques personnalisés et d’instruments s’y rattachant. Pour nous assurer d’atteindre cet objectif, nous fournissons des produits de la plus haute qualité, nous misons constamment sur l’innovation et l’excellence, nous offrons un soutien adapté et des renseignements sur les produits à nos clients, nous traitons nos clients de façon équitable, et nous maintenons un environnement de travail stimulant, ouvert, novateur et productif pour nos employés. Le respect des politiques mises de l’avant dans le présent Code d’éthique et politiques et procédures connexes (ci-après « le Code ») constitue un élément essentiel pour l’atteinte de ces objectifs.

L’entreprise s’engage à fournir en temps opportun des conseils spécifiques à ses employés concernant le Code. Si un employé a des questions en lien avec le respect du Code ou s’il ressent le besoin de demander des conseils quant à des aspects éthiques ou légaux d’une certaine conduite, l’employé doit communiquer avec le président de Bodycad, M. Jean Robichaud.

1er janvier 2015 Rev 01.15

I. Aperçu

A. Objectif du Code

Le Code de Bodycad vise à fournir un énoncé des principes fondamentaux et une description générale de certaines politiques et procédures clés de Bodycad, qui régissent l’orientation des activités de l’entreprise dans le respect des lois et de l’éthique. Le principe le plus fondamental du Code veut que toutes les activités menées par l’entreprise et les personnes qu’elle emploie ou engage répondent à des normes d’éthique professionnelle et personnelle élevées, en plus de respecter l’esprit et la lettre des lois, des règlements et des politiques applicables en l’espèce. Le non-respect des normes contenues dans le présent Code peut porter atteinte – et parfois de façon irréparable – à l’image de l’entreprise, à ses activités, à ses relations avec les clients et à ses possibilités d’affaires. De plus, une conduite qui viole les lois ou les règlements applicables peut engager la responsabilité civile ou criminelle des personnes concernées, de l’entreprise ou de ses représentants. Par conséquent, Bodycad n’acceptera aucune conduite qui déroge au Code. Le cas échéant, l’entreprise devra faire cesser la conduite le plus tôt possible dans une mesure raisonnable dès qu’elle en aura connaissance et imposer des sanctions aux personnes qui violent le Code ou les politiques et procédures connexes de l’entreprise, y compris les personnes qui n’ont pas exercé une supervision et une surveillance adéquates de leurs subordonnés en vue de repérer une violation du Code ou des politiques et procédures connexes de l’entreprise. Ces sanctions peuvent comprendre, s’il y a lieu, le licenciement ou toute sanction moins sévère que l’entreprise estime juste et appropriée.

Dans sa rédaction, le Code renvoie aux « employés » qui comprennent aux présentes fins les directeurs, les représentants, les employés et les agents de l’entreprise, ce qui inclut, sans toutefois s’y limiter, les consultants, les distributeurs et les agents de vente. Toutefois, bien que cette définition, d’ailleurs utilisée dans le but limité de définir à qui s’applique le Code, comprenne des non-employés, elle ne leur confère en aucun cas des droits, des avantages ou des obligations propres aux employés.

Le Code vise à fournir aux employés des lignes directrices générales sur certaines questions fréquentes de nature légale et éthique, qui se révèlent essentielles au maintien de la réputation commerciale de Bodycad. Il ne couvre pas toutes les situations pouvant survenir, car il n’est pas possible de le faire. Son respect s’avère fondamental au bien-être continu de notre entreprise. Il incombe personnellement à chaque employé de Bodycad, à titre de gardien de la notoriété de Bodycad, de s’assurer que sa conduite protège et promeut les valeurs fondamentales et les exigences éthiques établies dans le Code.

Une conduite adéquate exige un respect strict de la lettre des lois, des règlements et des politiques qui s’appliquent à notre entreprise. Cela comprend également le respect de l’esprit de ces lois, règlements et politiques, de même que la conformité à des normes commerciales élevées et le respect de l’éthique professionnelle quant à toute activité qui concerne Bodycad, ses affaires ou sa réputation. Il s’agit du principe fondamental de notre Code et personne au sein de l’organisation ne peut échapper à ces principes ou s’y soustraire. Le Code ne fournit pas de réponse définitive à toutes les questions et ne peut le faire. Par conséquent, nous devons ultimement nous fier au bon sens de chacun des employés pour assurer le respect de ces principes fondamentaux, de même qu’à leur jugement pour déterminer le moment où il est opportun de demander conseil sur la ligne de conduite appropriée. En tant qu’organisation adhérant à des normes d’éthique et d’intégrité élevées, Bodycad croit que l’intégrité individuelle est essentielle à sa réussite et s’engage à fournir un environnement qui assure et protège cette intégrité. Notre réputation est primordiale. Les clients de notre industrie disposent de plusieurs choix et ils opteront pour le fournisseur faisant preuve d’intégrité. Nous voulons que nos clients sachent que nous représentons le meilleur choix.

B. Application du Code

S’il est établi que vous avez participé à une violation, que ce soit de façon directe ou indirecte, le fait que vous ayez rapporté la violation, le degré de coopération dont vous avez fait preuve et le caractère intentionnel ou non intentionnel de la violation seront dûment pris en considération par l’entreprise lorsqu’elle mènera l’enquête et déterminera la mesure disciplinaire qui s’impose.

L’entreprise préfère que vous vous identifiiez personnellement lorsque vous signalez des violations, mais uniquement dans le but de communiquer avec vous si de plus amples renseignements sont requis pour mener une enquête approfondie. Votre identité sera traitée de manière strictement confidentielle, dans la mesure du possible au regard des circonstances et du respect de l’application du Code. Toutefois, vous pouvez signaler des violations au Président de manière anonyme en envoyant un courriel à l’adresse suivante : corporatecompliance@bodycad.com. Dans un cas comme dans l’autre, les personnes signalant les violations doivent garder l’information s’y rattachant de manière strictement confidentielle et ne pas en discuter, sauf avec les représentants de l’entreprise responsables de l’enquête.

Une personne qui rapporte une violation ne subira aucune forme d’humiliation publique et ne fera en aucun cas l’objet de représailles à la suite d’un signalement qu’elle a fait en toute bonne foi. Tout employé de l’entreprise responsable de représailles à l’endroit d’une personne qui a signalé en toute bonne foi des violations connues ou présumées fera l’objet d’une mesure disciplinaire qui peut comprendre la cessation de l’emploi. Toute personne qui fait sciemment un faux signalement viole le présent Code et fera l’objet d’une mesure disciplinaire qui peut comprendre la cessation de l’emploi.

II. Résumé et respect des lois et des politiques connexes

Les activités de l’entreprise et chacun de ses directeurs, représentants, employés, agents, consultants et autres représentants dans le cadre des affaires de l’entreprise sont assujettis à un monde complexe de lois et de règlements. Il incombe à chaque employé de s’assurer que ses activités respectent les lois, les règlements, le Code, de même que les politiques et les procédures applicables. Si un doute survient quant à la légalité d’une activité proposée, il faut demander conseil au Président avant d’entreprendre l’activité.

La section suivante constitue un résumé de certaines lois, de certaines règles et de certains règlements, de même que de certaines politiques et procédures de l’entreprise, qui revêtent une importance particulière pour les affaires de l’entreprise et la protection de son image et de sa réputation. Les sections suivantes ne traitent pas en détail de chacun des sujets pertinents, mais visent plutôt à sensibiliser les employés aux nombreuses questions courantes qui pourront se poser de temps à autre dans le cadre des activités de l’entreprise.

A. Possibles conflits d’intérêts

Bodycad ne souhaite pas vous dissuader de faire des investissements ou de nourrir des intérêts extérieurs, ni limiter votre liberté à ces égards, tant que ces activités n’interfèrent pas avec l’exécution de vos obligations envers Bodycad à titre d’employé. En outre, vous devez éviter d’avoir des intérêts financiers ou personnels qui pourraient influencer (ou sembler influencer) votre jugement lorsque vous transigez au nom de Bodycad avec des agences ou des personnes extérieures. Un conflit d’intérêts survient lorsque la possibilité d'un bénéfice réel ou potentiel, direct ou indirect, provenant d’une source extérieure porte atteinte à l’obligation d’un employé de faire preuve d’une loyauté commerciale exclusive et entière envers Bodycad.

Tous les employés de l’entreprise doivent agir avec les fournisseurs, les clients et les autres intervenants faisant affaire avec l’entreprise dans l'intérêt supérieur de cette dernière, sans accorder ou sembler accorder de faveur ou de préférence fondée sur des considérations personnelles. Les employés ont un devoir de loyauté envers l’entreprise et doivent éviter tout investissement ou association qui aurait une influence ou pourrait avoir une influence sur l’exercice indépendant de leur bon jugement relativement au meilleur intérêt de l’entreprise.

Étant donné que toute situation n’est pas tranchée, il faut consulter le Président dès qu’une question concernant un conflit d’intérêts possible se pose. Lorsqu’on détermine qu’il existe un conflit ou un conflit potentiel, la question doit être résolue de façon à servir au mieux les intérêts de Bodycad et de l’employé. S’il y a divulgation complète, Bodycad pourrait accepter que vous soyez dans une situation pouvant donner l’apparence de conflit d’intérêts, pourvu que les faits soient connus de l’entreprise et que la situation ne donne lieu à aucune conduite criminelle ou contraire à l’éthique.

Pour déterminer s’il y a conflit d’intérêts, vous devez prendre en considération vos propres activités et intérêts, mais également ceux des membres de votre famille immédiate (c’est-à-dire, votre époux/épouse, vos parents, vos frères et sœurs, vos enfants, vos nièces, vos neveux et votre belle famille). Un conflit d’intérêts peut exister si, par exemple, un membre de votre famille travaille pour le fournisseur de produits ou de services de Bodycad ou s’il y est associé. Un conflit d’intérêts peut aussi naître par rapport à toute société, compagnie ou autre firme dans laquelle vous ou un membre de votre famille détenez une participation. Bien qu’il soit impossible de décrire chaque situation pouvant être source de conflits d’intérêts, les points suivants servent à des fins démonstratives et décrivent des activités courantes qui doivent être évitées :

  1. Intérêts financiers par rapport aux fournisseurs, aux clients, aux concurrents, etc. Détenir un intérêt financier, que ce soit directement ou indirectement (à titre de propriétaire, d’employé, d’actionnaire, de partenaire, de coentrepreneur, de créancier, de garant ou de directeur) dans une firme qui fournit des services, du matériel ou de l’équipement à Bodycad; avec laquelle Bodycad est en concurrence; ou à qui Bodycad fournit des services, du matériel ou de l’équipement est interdit. Il est également interdit de prendre part à ces activités directement à titre de fournisseur, de client ou de concurrent de Bodycad. La détention de moins de 1 % des titres en circulation d’une entreprise publique (c’est-à-dire, d’une entreprise dont les actions sont enregistrées auprès de la Commission des valeurs mobilières des États-Unis) pour laquelle Bodycad n’a aucun intérêt ne sera pas considérée comme une violation du Code, à moins que d’autres facteurs tendent vers un potentiel conflit d’intérêts.
  2. Spéculation personnelle. Il est interdit de spéculer relativement à l’équipement, aux fournitures, au matériel ou à un bien immobilier acquis par Bodycad, de même que de spéculer en votre propre nom relativement aux produits vendus par Bodycad.
  3. Sollicitation ou acceptation de cadeaux ou de faveurs. Le fait d’accepter de l’argent, des commissions ou d’autres formes de paiements, de même que d’emprunter de l’argent aux fournisseurs, aux clients, à des personnes ou à des organisations avec qui Bodycad fait affaire ou avec qui l’entreprise est en concurrence représente un conflit d’intérêts. Les prêts sont permis lorsqu’ils proviennent d’institutions financières établies, à des taux d’intérêt normaux et selon les modalités qui prévalent au moment de l’emprunt.
    Il n’est pas permis d’accepter des cadeaux matériels, des faveurs, des allocations spéciales, des rabais, des activités récréatives ou d’autres avantages qui ne sont généralement pas offerts, de la part de fournisseurs, de clients, de personnes ou d’organisations qui font affaire avec Bodycad ou qui sont des concurrents de l’entreprise. Vous pouvez accepter les cadeaux distribués aux associés d’affaires lorsqu’il s’agit d’une pratique courante de l’industrie et lorsque leur valeur n’excède pas 100 $ par année, ainsi que des repas et des activités récréatives auxquels assistent l’employé et la relation d’affaires, pourvu que les circonstances dans lesquelles ces cadeaux, repas ou activités récréatives sont offerts ne créent pas implicitement ou explicitement une obligation envers le donateur. En outre, vous devez vous assurer que la fréquence de ces dons ne crée pas graduellement une obligation, implicite ou autre. Les cadeaux qui n’entrent pas dans la précédente catégorie doivent être retournés à celui qui les a offerts avec une explication indiquant que la politique de Bodycad ne permet pas d’accepter de tels cadeaux. Cette politique n’interdit pas de prendre part à des activités d’affaires reconnues telles que des expositions, des séminaires et des réunions, qui peuvent comprendre des suites de réception, des repas et des activités récréatives, pourvu que ces invitations ne soient pas sollicitées. Cette section du Code s’applique de concert avec la Politique sur les interactions avec les professionnels des soins de santé de Bodycad. En cas de conflit entre les deux textes, la Politique régissant les interactions avec les professionnels de la santé doit prévaloir.
  4. Renseignements exclusifs ou confidentiels. Il est interdit de faire une mauvaise utilisation de l’information à laquelle vous avez accès en raison de votre poste ou de divulguer des renseignements confidentiels ou exclusifs à des concurrents, à une personne ou à un organisme extérieur à l’entreprise, ou à d’autres personnes au sein de l’entreprise qui n’ont pas besoin de connaître ces renseignements, que ce soit pour votre bénéfice personnel ou le bénéfice d’autrui. Les renseignements confidentiels et exclusifs comprennent l’information qui n’est généralement pas communiquée au public et qui porte sur tout aspect des affaires de Bodycad ou sur ses clients et fournisseurs.
    Ce type de renseignements comprend, sans toutefois s’y limiter, les secrets commerciaux, les renseignements confidentiels de nature technique, financière ou commerciale, et d’autres renseignements « internes ». Se reporter également à la section « Propriété intellectuelle » ci-dessous ; ce type de renseignement étant également de nature confidentielle. La politique de Bodycad interdit également aux employés de l’entreprise de faire un usage inapproprié des renseignements obtenus d’anciens employeurs ou de tiers . Les employés doivent faire attention de ne pas communiquer de renseignements confidentiels par inadvertance, étant donné que même cette divulgation accidentelle peut porter atteinte aux intérêts de Bodycad et pourra, dans certaines circonstances, entraîner la responsabilité criminelle ou civile de l’employé et se solder par une poursuite.
  5. Activité externe. Être au service d’une autre organisation ou d’une autre personne de quelque façon que ce soit, notamment à titre d’employé, de directeur ou de consultant, peut poser problème en ayant un effet négatif sur la motivation ou le rendement de l’employé au sein de l’entreprise. Les employés sont tenus de conserver leurs efforts, leurs aptitudes et leurs capacités en vue de servir les intérêts de Bodycad à temps plein. La permission d’offrir ses services à un tiers doit être préalablement accordée par le Président par écrit.
  6. Détournement de possibilités d’affaires. Il est interdit de garder pour soi une possibilité d’affaires afin d’en tirer un avantage personnel direct ou indirect ou de la détourner en faveur d’un tiers alors qu’il serait raisonnablement probable que l’entreprise soit intéressée. Il faut d’abord offrir la possibilité à Bodycad. Dans certaines circonstances et uniquement avec la permission écrite du Président, un employé pourra personnellement donner suite à une possibilité que Bodycad a décidé de ne pas poursuivre.

B. Pots-de-vin, corruption et contributions politiques

Les employés de Bodycad doivent adhérer à des normes morales et éthiques et s’y conformer lors de l’exercice des activités commerciales de l’entreprise. Par conséquent, ils doivent éviter de commettre tout acte inapproprié ou de violer une loi ou un règlement gouvernemental dans l’exécution de leur travail. La présente section traite de certains domaines particuliers. Toutefois, les employés doivent garder à l’esprit que le Code ne se limite pas uniquement au respect des lois et des normes spécifiquement énumérées.

  1. Paiements et cadeaux inappropriés. Les fonds sociaux, les actifs et les installations de Bodycad ne peuvent être utilisés à des fins illégales ou inappropriées au regard des lois de toute juridiction, nationale ou étrangère. Il est strictement interdit d’accepter ou de faire des paiements inappropriés de quelque sorte qu’ils soient lors de l’exercice des activités de l’entreprise, directement ou indirectement. Les paiements inappropriés comprennent les paiements qui violent les lois, les règlements ou les lignes directrices applicables, y compris les politiques et les procédures établies par les hôpitaux ou les autres clients de Bodycad. En outre, toute entente qui aide une autre partie à faire ou à recevoir ce type de paiement est interdite. Les paiements inappropriés n’ont pas à être sous forme monétaire. Ils comprennent aussi les cadeaux et les services. Par exemple, un employé ne devrait pas :
    • a. payer ou offrir de payer quoique ce soit de valeur à un représentant étranger, à un candidat étranger, à un parti politique étranger ou à une personne agissant à titre officiel au nom d’un gouvernement étranger (ou de tout ministère, organisme ou agence d’un tel gouvernement) en vue d’influencer une action officielle, une inaction ou une décision de cette nature ou en vue d’obtenir une possibilité d’affaires. Pour les pays où la coutume locale exige de donner des cadeaux lors de certaines occasions spéciales aux clients ou à des tiers, vous pouvez, avec l’autorisation écrite préalable de l’agent de conformité, offrir des cadeaux qui sont légaux, appropriés de par leur nature et d’une valeur nominale, pourvu que cela ne puisse pas être interprété comme une façon d’obtenir une faveur. Cette interdiction, qui est prévue par le Foreign Corrupt Practices Act of 1977 tel que modifié, comprend également les paiements effectués par un payeur qui sait ou a des raisons de savoir que le paiement sera offert ou donné, directement ou indirectement, à des personnes appartenant aux catégories mentionnées plus haut pour les fins illicites indiquées plus haut.
    • b. payer ou offrir de payer quoique ce soit de valeur en vue de tenter d’influencer les actions d’un représentant d’une agence réglementaire ou d’un employé du gouvernement local, d’un État ou des États-Unis. Cette interdiction vise également les paiements faits par une personne sachant ou ayant des raisons de savoir que le paiement ou une partie de ce dernier sera utilisé comme pot-de-vin ou autrement afin d’influencer les actions du gouvernement.
    • c. payer ou offrir de payer des pots-de-vin, des dessous-de-table, des commissions illicites ou d’autres paiements ou avantages similaires, directement ou indirectement, à un fournisseur ou à un client de Bodycad, à son agent ou à son employé. Cette interdiction vise aussi les paiements faits par une personne sachant ou ayant des raisons de savoir que le paiement ou une partie de ce dernier sera utilisé comme un pot-de-vin, un dessous-de-table, une commission illicite ou un autre type de paiement du même ordre. Cette interdiction comprend les cadeaux et les activités récréatives d’une valeur anormalement élevée étant donné que ces derniers peuvent être perçus comme constituant un incitatif inapproprié. De la même façon, vous ne devez pas accepter ou recevoir un paiement ou un autre objet de valeur (à l’exception des cadeaux de valeur nominale et des activités récréatives décrites plus haut dans le paragraphe 1(c)) d’une personne entretenant directement ou indirectement des relations d’affaires avec Bodycad (que ce soit en faveur de Bodycad ou personnellement en votre faveur), à moins que le paiement constitue un remboursement pour Bodycad permis en vertu des lois et des règlements applicables.
  2. Intégrité des livres, des registres, des factures et des paiements et présentation aux autorités réglementaires. La politique de Bodycad exige que toutes les opérations touchant les fonds sociaux, que ce soit sous forme d’argent, d’actions, d’installations, d’inventaire ou d’actifs soient correctement comptabilisées dans les livres et registres de façon à indiquer clairement la véritable nature de l’opération. Les lois fédérales américaines exigent que toutes les transactions soient comptabilisées lorsque cela est nécessaire et approprié afin que les états financiers soient préparés conformément aux principes comptables généralement acceptés et aux autres règles et règlements applicables dans l’optique de rendre pleinement compte des activités et de l’emploi des actifs de l’entreprise. Il ne faut en aucun cas omettre de comptabiliser des fonds ou des actifs, sans égard à ce pour quoi les fonds ou les actifs étaient destinés, ni sciemment saisir une inscription inadéquate ou inexacte dans les livres ou les registres de l’entreprise. Les exemples qui suivent représentent des mesures à prendre afin d’assurer l’intégrité des livres et des registres de l’entreprise :
    • a. Aucune inscription fausse, artificielle, incomplète ou trompeuse ne doit être saisie dans un livre, un compte ou un registre de Bodycad pour quelque raison que ce soit. En outre, un employé ne peut en aucun cas être partie à un accord visant à saisir ce type d’inscription. Par exemple, aucune facture ou aucun bon de commande ne devrait être émis ou approuvé s’il ne reflète pas correctement la transaction réelle. Une inscription comptable fausse, artificielle, incomplète ou trompeuse ne reflétera pas ou ne décrira pas de façon raisonnablement détaillée, précise et juste la transaction sous-jacente ou la cession d’éléments d’actifs, ou elle ne sera pas indiquée dans le compte approprié.
    • b. La divulgation ou la comptabilisation des fonds ou des actifs de Bodycad ne doit être omise en aucun cas, à quelque fin que ce soit. Aucun livre ou registre spécial ou secret ne doit être tenu pour quelque fin que ce soit. Par conséquent, tous les comptes bancaires, les fonds, les biens immobiliers et les actifs de Bodycad doivent être inclus dans les livres et les registres en règle de Bodycad et être assujettis aux procédures de contrôle interne et d’audit établies par Bodycad. Les comptes de banque et les signataires doivent être autorisés par des mesures appropriées appliquées par l’entreprise.
    • c. Aucun paiement au nom de Bodycad ne doit être autorisé ou fait dans l’intention, ou avec la connaissance d’une telle intention, qu’une partie de ce paiement soit utilisée à des fins autres que celles décrites dans le document à l’appui du paiement.
    • d. Les employés ne doivent prendre part à aucune transaction ou entente qui viole des lois nationales ou étrangères alors qu’ils en ont connaissance ou qu’ils devraient raisonnablement en avoir connaissance. Ils ne peuvent pas non plus aider un tiers à violer ces lois. Tout employé ayant des renseignements relativement aux interdictions précédentes doit rapidement communiquer ces faits au Président.
  3. Rapports et exigences gouvernementales. De nombreuses lois à l’échelle fédérale et des États américains comprennent des exigences détaillées quant aux registres qui doivent être maintenus et la période pendant laquelle ces registres doivent être conservés. Ces registres doivent être exacts et conservés adéquatement afin de satisfaire les exigences légales et de permettre à Bodycad de se défendre advenant qu’une question soit soulevée par le gouvernement ou des parties privées.
  4. Contributions politiques. Bodycad ne peut pas effectuer, et n’effectuera pas, de remboursement pour les contributions politiques, directement ou indirectement, conformément à la loi. Les fonds, installations, biens immobiliers ou ressources de Bodycad ne doivent pas être utilisés afin de soutenir, directement ou indirectement, un parti politique ou un candidat à un parti, que ce soit au niveau fédéral, d’un État ou local. Vos activités politiques doivent avoir lieu à vos frais, pendant vos temps libres et non sur vos heures de travail.

C. Relations avec les clients et les consultants

Nos relations avec nos clients et consultants nous tiennent à cœur. Nos relations avec les médecins consultants sont gouvernées par des codes de conduite professionnelle établis selon les organisations suivantes : American Medical Association, American Academy of Orthopedic Surgeons, AdvaMed, Association canadienne d’orthopédie, MEDEC et d’autres associations professionnelles; de même que selon les normes de l’industrie et diverses lois et règlements qui s’appliquent aussi bien aux médecins qu’aux fabricants d’instruments médicaux. Nos politiques ont toujours visé à satisfaire ces exigences et ces normes de conduite, et elles continueront de le faire. Nous avons intégré les codes de conduite régissant les interactions avec professionnels de la santé de MEDEC et d’Advamed. Ainsi, la façon dont l’entreprise et ses représentants se conformeront au Code d’éthique de l’entreprise repose sur ces codes et ces derniers facilitent des interactions éthiques avec tous les consultants, notamment avec les personnes ou organismes qui achètent, louent, recommandent, utilisent, facilitent la vente ou la location, ou prescrivent les produits de Bodycad aux États-Unis (ci-après les « professionnels de la santé »). Nous avons plusieurs politiques et procédures internes qui reflètent ces codes, règlements, lois et lignes directrices, et chacun de ces éléments sont intégrés par renvoi dans le présent Code. Bodycad et ses employés doivent promouvoir des pratiques commerciales éthiques et une conduite socialement responsable au sein de l’industrie. Ainsi, ils ne doivent pas recourir à des incitatifs illégaux afin qu’une personne vende, loue, recommande, facilite la vente ou la location, ou prescrive les produits de l’entreprise.

D. Poursuites et enquêtes gouvernementales

Les demandes, enquêtes ou avis gouvernementaux, de même que les assignations, les plaintes et les citations à témoin en matière civile ou criminelle, de même que les documents juridiques doivent être transmis à Bodycad afin d’être remplis et faire l’objet d’une réponse appropriée. Les violations rapportées aux lois applicables, aux règlements, au présent Code ou aux politiques et procédures de l’entreprise feront rapidement l’objet d’une enquête et seront traitées de manière confidentielle dans la mesure du possible au regard des circonstances et en conformité avec l’application du Code. Toutes les enquêtes seront coordonnées par le Président avec l’aide d’autres représentants compétents de l’entreprise. Les employés sont tenus de coopérer dans le cadre de l’enquête résultant d’une violation alléguée. Si l’enquête démontre qu’une mesure corrective s’impose, l’entreprise décidera des mesures à prendre pour corriger le problème existant et prévenir des violations similaires pour l’avenir.

Advenant une demande (orale, écrite, officielle ou informelle), une demande de renseignements, une assignation à comparaître, un avis, ou une plainte de nature légale ou en lien avec une enquête en provenance d’un organisme du gouvernement (national ou local), le Président doit être immédiatement informé de la situation par téléphone. Les visites effectuées par des représentants du gouvernement dans les installations de Bodycad doivent être préalablement examinées par un membre de la direction, lorsque possible et rapportées rapidement. Le gouvernement dispose d’une vaste gamme de lois visant à l’aider dans l’exécution de ces activités dont la violation entraîne des sanctions sévères pour les personnes impliquées. Il existe notamment des lois vous interdisant de cacher des faits qui se rapportent à une infraction ou de contribuer à cacher ces faits, même si vous n’avez pas participé à la violation. Les employés sont tenus d’agir en toute honnêteté et en toute franchise avec les représentants du gouvernement, mais uniquement en consultation avec le conseiller juridique de Bodycad.

  1. Plaintes, assignations et autres documents de nature juridique. Lorsqu’un établissement de Bodycad reçoit une plainte en provenance d’un avocat externe ou est visé par une quelconque forme de procédure légale, y compris des citations, des assignations, des plaintes, des avis de déposition, un prélèvement, etc. en matière civile ou criminelle, le Président doit en être immédiatement informé par téléphone ou par télécopieur.
  2. Signification de documents de nature juridique. Lorsqu’un établissement de Bodycad reçoit une plainte en provenance d’un avocat externe ou est visé par une quelconque forme de procédure légale, y compris des citations, des assignations, des plaintes, des avis de déposition, un prélèvement, etc. en matière civile ou criminelle, le Président doit en être immédiatement informé par téléphone ou par télécopieur.
  3. Demandes de renseignements des médias au sujet de litiges, d’enquêtes ou d’accidents. Si Bodycad est partie à un litige ou à une enquête, ou si l’entreprise est impliquée dans un accident ou un incident environnemental auquel s’intéressent les médias, il est possible que les employés de Bodycad reçoivent des demandes de renseignements des médias. Pour s’assurer de l’exactitude de l’information factuelle rapportée, les employés ne doivent pas répondre à ces demandes. Ils doivent plutôt renvoyer ces demandes au Président. Les employés de Bodycad doivent s’abstenir de faire des déclarations aux médias en ce qui concerne les litiges, les enquêtes, les accidents ou les incidents environnementaux, que ce soit de façon officielle ou officieuse.
  4. Conservation des dossiers. L’entreprise a comme politique de se conformer aux lois et aux règlements applicables en ce qui a trait à la conservation des dossiers. Divers règlements fiscaux et juridiques exigent que les dossiers soient conservés pour une période de temps variable. Si vous avez connaissance de toute enquête du gouvernement à venir ou d’une assignation signifiée visant l’entreprise ou un employé de cette dernière, vous devez conserver tous les dossiers qui peuvent se rapporter à l’enquête ou être pertinents en réponse à l’assignation. Si vous vous demandez si un dossier donné se rapporte à ces enquêtes, vous devez communiquer avec l’agent de conformité avant de disposer ou de modifier ce dossier. Les employés ne doivent pas enquêter de leur côté étant donné que les enquêtes peuvent faire entrer en jeu des questions de droit complexes. En agissant de votre côté, vous pourriez compromettre l’intégrité d’une enquête, ce qui pourrait avoir des répercussions négatives aussi bien pour vous que pour l’entreprise.

E. Lois antitrust

Bodycad s’engage à s’assurer que ses efforts sur le marché sont déployés de façon juste et équitable, conformément à la lettre et à l’esprit des lois et des règlements applicables en matière d’antitrust, de concurrence et de pratiques commerciales, tant au niveau fédéral que de l’État. Le respect des lois antitrust applicables, dont la responsabilité revient à chacun des employés, fait partie de la politique de Bodycad. La violation d’une loi antitrust applicable peut entraîner de graves conséquences, aussi bien pour Bodycad que pour vous personnellement. Les conséquences possibles comprennent un dommage irréparable à votre réputation et à celle de Bodycad, ainsi que des poursuites criminelles et civiles (y compris des triples dommages-intérêts dans certains pays). Bodycad s’engage à respecter les lois antitrust applicables dans les pays où l’entreprise fait des affaires ou projette de faire des affaires. Bodycad s’engage aussi à mener ses activités de façon à promouvoir des opérations commerciales justes et concurrentielles comme le veulent et l’exigent les pays appliquant les lois et règlements en matière antitrust et d’activités commerciales, qui sont en vigueur partout dans le monde.

F. Équité en matière d’emploi

La politique de Bodycad consiste à offrir des possibilités d’emploi équitables dans tous les domaines relatifs à l’emploi et à veiller à ce qu’aucune discrimination fondée sur la race, sur la couleur, sur les valeurs, sur la religion, sur le sexe, sur l’âge, sur l’état matrimonial, sur la nationalité, sur la citoyenneté, sur le handicap mental ou physique, sur le statut de vétéran ou sur l’orientation sexuelle ne soit faite à l’endroit d’un employé ou d’un candidat qualifié. Cette politique d’équité en matière d’emploi s’applique à toutes les étapes du processus d’emploi, ce qui comprend, sans toutefois s'y limiter, le recrutement, l’embauche, la rémunération, les avantages, la promotion, la rétrogradation, les tâches, le transfert, le développement, le licenciement, la formation, l’aide pour les frais de scolarité, de même que les programmes sociaux et récréatifs. Les gestionnaires doivent s’assurer qu’aucun motif discriminatoire n’influence les décisions en matière d’emploi et l’apparence de décisions rendues sur de tels motifs doit aussi être strictement évitée.

G. Milieu de travail exempt de harcèlement

L’objectif de l’entreprise consiste à instaurer une ambiance de travail exempt de comportements ayant comme objectif ou comme effet de nuire déraisonnablement au rendement au travail d’un employé ou créant un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant. Plus particulièrement, il est interdit de créer une atmosphère de tension par des remarques ou de l’animosité se rapportant aux origines ethniques ou à la religion d’une personne, de même que par des avances sexuelles, des demandes visant à obtenir des faveurs sexuelles ou d’autres comportements discriminatoires. Le harcèlement sexuel peut comprendre des avances sexuelles inopportunes, des demandes visant à obtenir des faveurs sexuelles, de même que des comportements verbaux ou physiques de nature sexuelle, qui nuisent de manière déraisonnable au rendement de l’employé ou qui créent un environnement de travail intimidant, hostile ou offensant.

H. Lieu de travail sans drogue

Bodycad s’engage à maintenir un lieu de travail sans drogue. Par conséquent, l’entreprise a intégré une Politique pour un milieu de travail exempt de drogue par renvoi dans le présent Code, qui s’applique à tous les employés de Bodycad sans exception. Une violation de cette politique entraînera des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement, à l’entière discrétion de Bodycad.

I. Conformité des produits et assurance qualité

L’entreprise mènera ses activités en conformité avec les lois et règlements applicables qui régissent la fabrication, l’étiquetage et la distribution des produits de l’entreprise. Plus particulièrement, au Canada, toutes les exigences de Santé Canada doivent être respectées et aux États-Unis, toutes les exigences de la Federal Food and Drug Administration doivent être satisfaites. Ces lois et règlements comprennent ceux se rapportant aux normes de qualité et de sécurité des produits de l’entreprise. Les produits de l’entreprise se sont toujours distingués par leur qualité et ils continueront de se distinguer ainsi. Les employés et les autres personnes associées sont tenus de respecter les normes de qualité établies par l’entreprise ainsi que les procédures de contrôle de la qualité et d’assurance qualité. Les employés et les autres personnes associées qui ont connaissance de tout écart par rapport aux normes ou aux procédures de qualité établies de l’entreprise, qu’il soit intentionnel ou accidentel, doivent immédiatement porter cet écart à l’attention du Président.

J. Publicité

La publicité est réglementée par les lois canadiennes et étrangères promulguées dans diverses juridictions où l’entreprise fait des affaires ou fera des affaires. Généralement, ces lois interdisent la publicité fausse, trompeuse ou mensongère et les activités s’y rapportant dans le cadre de la promotion et de la vente des produits de l’entreprise. La publicité sur les produits de l’entreprise (y compris les allégations et l’emballage) doit être vraie et reposer sur une base factuelle. Plus particulièrement, aux États-Unis, la Federal Trade Commission exige que les allégations publicitaires soient préalablement corroborées par des faits avant leur publication ou leur diffusion. Une publicité intègre et exacte s’avère essentielle non seulement pour respecter les lois applicables, mais également pour assurer l’intégrité, la bonne volonté et la réputation de l’entreprise. Aucun employé ne peut créer, approuver ou diffuser du matériel publicitaire sur les produits de l’entreprise, qui serait faux, trompeur, mensonger ou en contravention avec les lois applicables, ou permettre à quiconque de créer ou de diffuser ce type de matériel. Il est primordial que la publicité et les allégations sur les produits soient examinées par le personnel compétent de Bodycad afin qu’il s’assure de leur conformité à la politique de l’entreprise avant leur diffusion et ce, peu importe que la publicité ou les allégations visent les professionnels ou le public, ou qu’elles soient diffusées par l’entremise des médias, de l’emballage des produits, de brochures ou d’autres moyens.

K. Mesures disciplinaires en cas de violation

L’entreprise peut prendre des mesures disciplinaires à l’endroit (a) d’un employé qui autorise ou participe directement, ou indirectement dans certaines circonstances, à une action constituant une violation des lois applicables, des règlements, du Code ou des politiques et procédures connexes de l’entreprise; (b) d’un employé qui fait défaut de rapporter une violation aux lois applicables, aux règlements, au Code ou aux politiques et procédures connexes de l’entreprise, ou qui cache de l’information relativement à une violation dont il a connaissance ou devrait raisonnablement avoir connaissance; (c) d’un ou des superviseurs de l’auteur d’une violation, lorsque les circonstances indiquent une supervision inadéquate ou un manque de diligence de leur part; (d) d’un membre du personnel de l’entreprise qui tente d’exercer des représailles de façon directe ou indirecte à l’encontre d’un employé qui a signalé une violation aux lois applicables, aux règlements, au Code ou aux politiques et procédures connexes de l’entreprise, ou qui encourage autrui à le faire; (e) d’un employé qui fait sciemment une déclaration mensongère concernant une violation du Code.

L. Environnement, sécurité et santé

À titre d’entreprise socialement responsable, Bodycad reconnaît son obligation de mener ses activités de façon à préserver et à promouvoir un environnement propre, sécuritaire et sain. La politique de l’entreprise exige que tous les employés respectent rigoureusement la lettre et l’esprit des lois et règlements applicables en matière d’environnement, de sécurité et de santé, de même que les politiques publiques qu’ils traduisent. L’entreprise s’engage à éliminer les dangers du lieu de travail, à fournir un environnement de travail sécuritaire et sain à ses employés, ainsi qu’à respecter les lois et les normes applicables relativement à la santé et à la sécurité au travail. L’entreprise veillera au respect de cette politique au moyen d’une surveillance interne vigilante, de formation et, lorsque nécessaire, de mesures disciplinaires destinées aux membres du personnel de tous les échelons.

La politique de l’entreprise consiste à trouver des moyens pour s’assurer que ses activités satisfont non seulement les normes applicables en matière d’environnement, mais les surpassent. Les conséquences découlant du non-respect de la politique de l’entreprise en matière d’environnement peuvent être graves pour l’entreprise et les personnes concernées, de même que pour les travailleurs et la collectivité au sein de laquelle nous menons nos activités et vivons. L’objectif de l’entreprise consiste à prévenir la pollution et non pas à l’éliminer après coup.

La CSST de la province de Québec au Canada réglemente relativement à la santé physique des employés et à leur exposition à des conditions de travail qui pourraient les blesser. D’autres lois réglementent les substances chimiques et les mélanges qui peuvent présenter un risque pour la santé ou l’environnement. Ces lois et règlements applicables sont complexes et leur violation peut entraîner de lourdes sanctions. Si vous êtes confronté à un problème en matière d’environnement ou de santé, vous devez immédiatement communiquer avec votre supérieur ou le Président. Si vous apprenez d’une quelconque source qu’il est possible que le matériel fabriqué, transformé ou distribué par Bodycad présente un risque important pour la santé ou l’environnement, vous devez immédiatement rapporter la situation à votre supérieur.

Tout feu, accident ou incident environnemental important doit être signalé immédiatement au Président de l’entreprise. Si l’incident attire l’attention des médias, le Président ou son délégué devra agir à titre de porte-parole auprès des médias. Le porte-parole désigné doit s’assurer que ses déclarations faites aux médias sont exactes, brèves, factuelles et sincères. Aucune information confidentielle ne doit être communiquée.

M. Obligation de signaler une violation

Toute personne liée à l’entreprise est tenue de respecter le Code de même que les politiques et procédures connexes de l’entreprise. Toute violation doit être immédiatement rapportée au Président.

IV. Modification, dérogation et communication

L’entreprise peut modifier le Code si elle l’estime nécessaire. Bodycad s’attend à ce que ses directeurs, ses représentants, ses employés et toute autre personne associée à l’entrepreprise respectent le Code en tout temps. Toutefois, dans certaines conditions appropriées, Bodycad peut consentir des dérogations aux dispositions du Code, sans toutefois avoir d’obligation à cet égard. Un directeur, un représentant, un employé ou une autre personne qui souhaite obtenir une dérogation doit communiquer avec le Président. Bodycad communiquera toute modification apportée au Code (à l’exception d’une modification technique, administrative ou une autre modification d’une importance moindre) et toute dérogation consentie conformément aux lois, aux règles et aux règlements applicables.

TOUS LES DIRECTEURS ET LES SUPERVISEURS SONT RESPONSABLES DE L’APPLICATION ET DU RESPECT DU CODE, NOTAMMENT DE SA DISTRIBUTION AFIN DE S’ASSURER QUE LES EMPLOYÉS CONNAISSENT LE CODE ET Y ADHÈRENT. N’HÉSITEZ PAS À POSER TOUTE QUESTION QUE VOUS POURRIEZ AVOIR ET NE SOYEZ PAS GÊNÉ DE DEMANDER CONSEIL.